สรุป 6 วิธี จัด ประชุม ยังไงให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด | วิธีทำ - เตรียม การประชุม | ขนมเบรค ประชุม - Phoenix Lava

2020-11-17 19:14:14

จัดประชุม ทำ เตรียม อะไรบ้าง

จัดประชุมแต่ละครั้งเป็น สิ่งที่สำคัญมาก เพราะเวลาของผู้ร่วมประชุมมีค่ามาก ยิ่งจัดได้มีประสิทธิภาพเท่าไหร่ยิ่งทำให้บริษัทกำไรมากเท่านั้น จัดประชุม จึงต้องเตรียมตัวให้ดี เตรียมพร้อมทุกอย่าง และจัดอย่าง Professional เพื่อผู้บริหาร และ ผู้ร่วมประชุมทุกท่านจะได้มีเวลาในการทำงานมากขึ้น ทุกคนเข้าใจจุดประสงค์ประชุม

ในโพสต์นี้ Phoenix Lava จะมาอธิบายคร่าวๆเกี่ยวกับ การจัดงานประชุม ว่าเราต้อง ทำ และ เตรียม อะไรบ้าง

จัดประชุม, เตรียม ประชุม, วิธีจัด การประชุม, ขนม ประชุม, ประชุม ประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการ จัดงานประชุม

ขั้นตอนการ จัด และ เตรียม การจัดงานประชุม จัดประชุมจะมีทั้งหมด 6 ขั้นตอนใหญ่ๆด้วยกันโดยมีดังนี้ ;

1. กำหนดประเภทของการประชุม

จะเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพมาก ถ้าผู้ดำเนินการประชุมกำหนดประเภทของการประชุมไว้ชัดเจน

1.1 ประชุมเพื่อ แจ้งให้ทราบ

ประชุมรูปแบบแจ้งให้ทราบนี้ ผู้ดำเนินการประชุมจะเป็นผู้พูดแทบจะ 100% เป็นผู้สั่งการ แจ้งรายละเอียดให้ทุกคนได้ทราบทั่วกัน เพื่อให้ทุกฝ่าย ทั้งองค์กรเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

1.2 ประชุมเพื่อ รวบรวม ข้อมูล ความเห็น (Brainstorm) และ หาทางแก้ไข (Problem Solving)

ส่วนใหญ่แล้ว หลายประชุม หรือ ประชุมหน่วยงานจะเป็นแบบที่ 2 นั่นคือการรวบรวมข้อมูล รวบรวมความเห็น และดำเนินการในทิศทางที่ดีที่สุด ผู้ดำเนินการประชุมจะต้องสั่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมข้อมูลให้ได้มากที่สุด เพื่อประกอบการตัดสินใจ

1.3 ประชุมเพื่อ อบรม และ พัฒนา Skill

การประชุม สัมมนาในรูปแบบการอบรม พัฒนา skill ของผู้เข้าร่วมประชุมนี้ จะมีการสอน การให้ทำ workshop การฝึกในรูปแบบต่างๆ เพื่อทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเก่งขึ้น

จัดการประชุม ประสิทธิภาพ

2. บทบาท หน้าที่ ของผู้เข้าร่วมประชุม

2.1 ทีมดำเนินการประชุม

ทีมดำเนินการประชุม จะทำงานเป็นทีมประกอบด้วย ผู้ดำเนินการประชุม, ผู้จดบันทึก, ผู้ควบคุมเวลา, ผู้ควบคุมกฏ

2.2 ประธานประชุม

ประธานมีหน้าที่ตัดสินใจเด็ดขาด เพื่อให้มีข้อสรุปในที่ประชุม และ ผู้บันทึกการประชุมจะได้จดบันทึกเป็น action plan และ dateline ไว้

2.3 ผู้เข้าร่วมประชุม

ผู้เข้าร่วมประชุม ควรศึกษา อ่าน Agenda (วาระการประชุม) ให้เรียบร้อยก่อน เพื่อที่จะแสดงความเห็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ และ นำไปปฏิบัติอย่างจริงจังเมื่อประชุมเสร็จแล้ว เพื่อจะได้ไปในแนวทาง และ ทิศทางเดียวกัน

3. เตรียมวัตถุประสงค์ เป้าหมายของการประชุม

เป้าหมายของการประชุม จะเป็นตัวกำหนดประเภทของการประชุมด้วย เมื่อเราอยากให้ที่ประชุมออกมาแล้วเป็นอย่างไร ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและเป็นหน้าที่ของผู้ดำเนินการประชุมที่จะต้องบอกให้ที่ประชุมเข้าใจ GOAL ให้กระจ่างและเรียบง่ายที่สุด เช่น อยากให้พนักงานเราเก่งขึ้นในด้าน safety หรือ อยากแก้ไขปัญหาต่างๆ เราต้องกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน